Asistente virtual es una de las profesiones emergentes con más futuro.
El confinamiento ha supuesto una aceleración de la digitalización de las empresas. El trabajo de asistente virtual es uno de los más demandados hoy en día.
En este post te voy a contar en detalle en qué consiste, dónde formarte y cómo crear un negocio a partir de estas competencias que puedes adquirir.
¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un profesional que trabaja en remoto en labores de asistencia a dirección y a los empleados de una empresa.
Desarrolla su trabajo a través de Internet, ya sea en su propia casa o desde una oficina.
Tiene un perfil similar al de una secretaria, solo que adaptado al trabajo online.
Para mí es el recurso más necesario para todos los emprendedores. Es el brazo derecho del fundador o del creador del negocio.
Es el primer recurso que suele aparecer en su proyecto, y es un recurso que nace para ayudar en muchas tareas distintas.
De hecho, es un perfil generalista en el que puedes tener que llevar hacer un montón de tareas.
¿En qué consiste el trabajo de asistente virtual?
Un asistente virtual ofrece soporte administrativo, creativo y comunicativo al cliente o empresa para la que trabaja.
Puede ser un profesional independiente (un emprendedor) o un profesional contratado (un empleado).
Un buen asistente virtual debe ser capaz de manejarse muy bien con el mundo tecnológico, conocer las herramientas a utilizar y aprender rápido.
Su trabajo principal consiste en llevar la parte administrativa del negocio (facturación, agenda, emails) así como atender a los clientes y prospectos.
Ayudar en el trabajo de preventa de los servicios, atendiendo los canales que más tiempo consumen, como email, o chat, en caso de estar trabajando con estos sistemas.
También hay un trabajo de backoffice, de gestión de agenda, de preparación de facturas, etc.
Todas estas actividades que si el emprendedor está en solitario en su negocio, va a perder un montón de tiempo. Este bloque de tareas suele ser necesario y supone un gran alivio.
Y para muchos negocios digitales, buscan en este puesto de asistente virtual tareas que tienen que ver con la publicación de contenido, así como la difusión y mediación de contenido en redes sociales.
Funciones de un asistente virtual
Veamos con más detalle cuáles son las funciones de un asistente virtual.
1. Gestión de la agenda
El CEO de un negocio tiene muchas tareas y poco tiempo.
Así que es de vital importancia que tenga una agenda en la que pueda ver qué ocupaciones tiene a lo largo del día y de la semana.
Un asistente virtual realiza la función de organizar la agenda en función de las prioridades del negocio y de los compromisos ineludibles que tenga.
Aquí entran en juego tareas como citas con clientes, con prospectos, reuniones del equipo, producción de contenidos (es importante que el CEO de la cara en los vídeos), etc.
Esta gestión del tiempo se puede explicar en el blog e implementar en tus mentorías, de forma que ayudes a otras personas a organizarse.
2. Gestión del correo electrónico
Es el mayor ladrón del tiempo de un emprendedor.
A decir verdad, se juega la hegemonía con las redes sociales. La diferencia está en que en las redes somos más conscientes del peligro que conllevan mientras en el email no nos damos tanta cuenta.
Así que un asistente virtual con unas indicaciones básicas, unos procedimientos y unas cuantas plantillas va a ser capaz de solventar con éxito más del 90% de los casos.
La herramienta por excelencia para gestionar una bandeja de entrada en equipo es HelpScout.
Idealmente, el asistente virtual también debería ser capaz de gestionar una herramienta de email marketing, como Active Campaign.
A nada que el equipo crezca, esta tarea la hará un copywriter.
3. Atención al cliente
Otra tarea que se lleva mucho tiempo y mucha energía es contestar a los clientes y potenciales clientes.
Está relacionada con la anterior, ya que el correo también es un canal para esta labor, sin embargo, no es el único. Los comentarios y mensajes en redes sociales así como a través de canales como el chat, el teléfono o WhatsApp Business son fuentes frecuentes de dudas, quejas y problemas.
Es fundamental tener una persona que conozca los productos y servicios del proyecto y sea capaz de dar respuesta a todas estas personas.
4. Facturación
Es una de las tareas más importantes del negocio. Si no entra el dinero no hay negocio.
Y si cometes algún error a la hora de emitir una factura, luego pierdes mucho tiempo en arreglarlo.
Así que lo mejor es delegar esta función cuanto antes.
En función del perfil del asistente virtual, se encargará de la emisión de facturas o de llevar toda la contabilidad.
Su trabajo se puede complementar con el de una gestoría y alguna aplicación como Quaderno.
Otra de las tareas relacionadas con la facturación es la de control y seguimiento de impagos, algo más habitual de lo que nos gustaría, especialmente en los pagos a plazos.
5. Creación de contenidos
Aquí no estamos hablando de escribir posts y crear vídeos desde cero, ya que para esto hay especialistas como el redactor web y el editor de vídeo.
Ahora bien, debería ser capaz de corregir textos y recortar piezas multimedia, ya sea en vídeo o audio.
El asistente virtual debería poder trabajar con herramientas tipo Canva o Photoshop, para hacer algo de edición de fotografía.
Por tanto, hay tareas que tienen que ver con el manejo de WordPress y con la dinamización en redes sociales.
6. Planificación de eventos
Los emprendedores realizan eventos de networking, eventos con alumnos y asisten a otros eventos del sector.
Labores como la búsqueda de hotel, de transporte y de manutención son habituales para un asistente virtual.
En caso de que sea un evento propio, es recomendable facilitar la asistencia a los demás, especialmente si son clientes. Así no se tienen que preocupar de nada.
7. Elaboración de informes
En un negocio online es recomendable documentarlo todo y hacer informes sobre lo que ocurre alrededor del proyecto.
Los dosieres de prensa, los informes y las métricas son claves para conocer la evolución de nuestro negocio.
Nosotros tenemos un cuadro de mando integral para cada departamento. Así puedo ver de un vistazo como están las diferentes áreas del negocio.
Perfil de un asistente virtual
Principalmente, un asistente virtual tiene un perfil multidisciplinar;
- hábil con el medio digital
- hábil también con la gente
- con dotes de organización
- y versátil
Estas son las cuatro grandes cualidades de un asistente virtual.
Y decirte también que este perfil de asistente virtual puede evolucionar con el paso del tiempo cuando te vas a ganar la confianza de los emprendedores con quien trabajas hacia puestos de más responsabilidad.
El paso entre ser una asistente virtual omnipresente y transformarte en un Project Manager, siempre que demuestres tener capacidad de asumir mayor responsabilidad, es una forma natural de escalar y desarrollar tu carrera profesional.
Cuando lleves tiempo en el proyecto, conocerás mejor la estrategia del negocio y podrás ayudar al empresario a dinamizar las operaciones del negocio.
De esta forma, el emprendedor va a tener más tiempo para pensar en cómo hacer crecer su negocio, en vez de estar preso en las operaciones.
Estoy seguro de que te recompensará por ello.
Ventajas de contratar un asistente virtual
Así que no es fácil encontrar un asistente virtual realmente bueno, porque los buenos están ocupados, y ya tienen trabajo.
Los que están con tiempo para ti, normalmente son gente que empieza, y siempre hay algo que no terminan de dominar.
En cualquier caso, creo que es imprescindible para ti poder contar con este recurso desde el primer momento.
Entonces un asistente virtual te permite:
- ser más productivo
- delegar las tareas que más te drenan y no te gusta hacer
- centrarte en las cosas que tienen que ver con el máximo aporte de valor para tu proyecto y su crecimiento
Cuando arranque esta aventura en 2010 trabajé enseguida con Graciela, a quien mando un saludo cariñoso. Ella sigue operando como asistente virtual, ahora, diez años más tarde.
Trabajé enseguida con ella y con otro compañero que me ayudaba en la redacción de contenido. Y es la mejor decisión que he podido tomar para lanzar mi actividad mientras estaba todavía trabajando a tiempo completo por cuenta ajena.
¿Cómo ser asistente virtual? Cursos y formaciones
Si deseas formarte para conocer mejor los entresijos de esta profesión, te recomiendo el curso de Mamen Pérez.
Es amiga nuestra y he tenido la suerte de formarla.
Es una persona fantástica, que lleva muchísimo tiempo ejerciendo esta profesión y que se ha puesto manos a la obra para crear una cantera de asistentes virtuales.
La demanda de asistentes virtuales se ha disparado con la cantidad de emprendedores digitales que están naciendo en estos momentos.
La aceleración de la digitalización, de la vida profesional y de la vida en general no es más que una prueba que nos demuestra que cuanto antes te adaptas al medio digital más probabilidades de éxito tendrás con tu trabajo.
Descubre cuáles son las profesiones del futuro.
Cuánto gana un asistente virtual: sueldo
Una vez que ya te has formado como asistente virtual, ¿cómo vivir de ello?
El modelo de negocio natural para un asistente virtual es el modelo del pago de un fee mensual, una tarifa freelance para una serie de servicios pactados con el cliente.
Seguramente, te ponga una referencia de horas.
Con el paso del tiempo, podrás dejar de vender horas de tu tiempo y estar demostrando aportar valor al negocio y entonces empezar a vender resultados y valor con tu trabajo.
Puedes captar tres o cuatro clientes y al final tener un sueldo entre 3.000€ y 4.000€ al mes, que te permita ejercer tu profesión sin depender de un único cliente grande.
Cuando eres freelancer siempre hay un riesgo.
Si tienes un cliente que acapara demasiado tiempo, ya que si lo pierdes tu negocio se tambaleará.
Deberías ir especializando tu área de actuación para ser más efectivo.
Te animo a tener ambición en tu negocio.
Si tienes la capacidad de llegar a muchos clientes, piensa en incorporar a otras personas que ejecuten las tareas para tus clientes y así poder escalar tus ventas.
Es mucho mejor pensar tu negocio de asistente virtual como una especie de kiosco de servicios en el que hay recursos:
- uno especializado en dinamización de contenidos
- otro especializado en la atención al cliente
- otro especializado en backoffice
Lo que estás vendiendo al cliente final es una prestación transversal con todos estos servicios, pero tú tienes recursos especializados en tu agencia para hacer esto.
Al principio muchas personas van a tener interés en esta profesión, a modo de autoempleo, para buscarse una actividad que te va permitir tener el control de tu vida profesional.
Te recomiendo empezar a operar tú mismo desde este puesto de asistente virtual como un verdadero emprendedor que toma sus decisiones y puede decir que no.
El secreto del éxito para todos los emprendedores es siempre aprender a decir que no y tener la capacidad de centrarse en unas pocas cosas que producen el mayor resultado.
Ser asistente virtual es una excelente forma de coger las riendas de tu carrera profesional.
Como te he explicado, veo varias formas de hacer evolucionar el modelo, desde el kiosco de servicios con recursos especializados, la mini agencia de asistencia virtual o la evolución desde asistente virtual al puesto de Project Manager.
Si quieres aprender a crear un negocio en Internet, apúntate a este webinar gratuito.
