Contabilidad, trámites, burocracia, administración… Seguramente estas cuatro sean algunas de las palabras a las que más pánico tiene un emprendedor.
Lidiar con los aspectos legales y fiscales de un negocio no es fácil y menos para un infoproductor freelance. Pero que no cunda el pánico, mantener tu karma y hacer frente a estos retos sin morir en el intento es posible.
A lo largo de este artículo voy a tratar de explicarte de una forma sencilla cómo debes proceder para cumplir con tus obligaciones manteniendo la serenidad de espíritu y cómo diseñar un plan de acción para hacerlo tanto en tus inicios como cuando tu negocio crezca y escale.
¿Preparado?
¡Vamos a lo importante!
¿Cuáles son tus obligaciones fiscales y cómo minimizar su impacto?
Lo primero es saber dónde te mueves, conocer las obligaciones legales y fiscales que debes cumplir y sus implicaciones.
La carga administrativa de un negocio online basado en infoproductos no difiere prácticamente de la de cualquier otra empresa.
Las obligaciones son, en buena medida, las mismas: darse de alta, facturar, llevar una contabilidad y pagar los impuestos que correspondan. Este último se complica, eso sí, cuando vendes a distintos países de la Unión Europea.
#1 Darte de alta como autónomo o empresa.
En España, para vender cualquier producto o servicio hay que estar dado de alta en Hacienda y la Seguridad Social.
No importa cuánto dinero genere tu proyecto, cuántas ventas obtengas o si ofreces un producto propio o de terceros (afiliación). En cualquiera de los casos, necesitas estar dado de alta, sin excepciones. De lo contrario te arriesgas a sanciones realmente elevadas.
Más adelante hablaremos de la posibilidad de crear una Sociedad Limitada, pero lo habitual es comenzar siendo autónomo, ya que los trámites son más rápidos y sencillos y además te puedes beneficiar de la tarifa plana de 50 euros durante un año y de cuotas reducidas de autónomos durante otro.
La buena noticia es que darse de alta como autónomo a través de internet es muy fácil y además gratis, como puedes ver en el plan de acción.
#2 Crear facturas por tus ventas.
Todas las transacciones que lleves a cabo en tu negocio deben quedar registradas y la forma de hacerlo es creando una factura por cada venta. Aquí tampoco hay excepciones.
Los datos imprescindibles que tienen que aparecer en esa factura para que sea válida son:
- El lugar y fecha de emisión.
- La numeración correlativa (no puedes tener dos con el mismo número ni saltarte ninguno).
- Tus datos fiscales: nombre, apellidos, DNI y domicilio fiscal. Si en lugar de autónomo eres empresa, en lugar de esto incluirías tu denominación social, el CIF y el domicilio fiscal.
- Los datos del comprador. Deben ser datos completos si el comprador es una empresa u otro autónomo.
- La descripción de la operación: qué se ha comprado y por qué importe, además de los impuestos que se aplican.
El proceso de facturación es bien sencillo, especialmente si trabajas con alguna herramienta online de facturación (nosotros usamos Quaderno) que te permita llevar una base de datos de tus clientes y tu catálogo de servicios y productos más habituales.
#3 Llevar una contabilidad
Si te haces autónomo deberás llevar actualizado un libro de ingresos y gastos en el que anotar todas tus ventas, compras y consumos de servicios, siempre y cuando estén directamente relacionados con la actividad.
Además, es fundamental que guardes todas las facturas (emitidas y recibidas) como justificante, ya que Hacienda podría hacerte una inspección y solicitártelas en cualquier momento.
Si tienes pocas facturas puedes trabajar con una plantilla de libro de ingresos y gastos en hoja de cálculo, pero en cuanto tu canal de venta de infoproductos crezca lo mejor para tu karma será disponer de un programa online de facturación que genere las facturas de forma automática, especialmente si vendes a otros países de la Unión Europea.
Y si llegas a dar el salto a una S.L. la contabilidad se complica ya que hay que reflejar también los movimientos del banco y de tus cuentas en Paypal o Stripe y seguir las indicaciones del Plan General Contable y el Código de Comercio.
Si no lo has hecho antes, ese es sin duda el momento de contratar a una asesoría.
#4 Presentar tus impuestos.
rimestralmente en abril, julio, octubre y enero, los autónomos y las pymes tienen obligación de pagar los impuestos a la Agencia Tributaria.
Los impuestos a pagar en cada caso dependen de las características de la actividad que le hayas comunicado a Hacienda al darte de alta. Por eso resulta de gran importancia contar con una buena orientación en ese paso.
En el caso de un infoproductor las declaraciones trimestrales más habituales son el modelo 303 de declaración de IVA y el modelo 130 de autoliquidación de IRPF.
También deberá presentar el modelo 111 de liquidación trimestral de retenciones en el caso de contratar trabajadores o profesionales freelance que practiquen retenciones en sus facturas) y el modelo 115, si pagas alquiler por oficina o local.
Además, en enero tendrá que presentar el modelo 390 informativo de IVA, el modelo 347 de operaciones con terceras personas, el si tiene operaciones intracomunitarias y después, en el mes de mayo, la declaración de la renta.
¿Te entran sudores? Normal, pero no te agobies. Con un buen asesor rápidamente entenderás de qué va cada impuesto, cómo organizarte y tu vida como emprendedor será mucho mejor.
#5 El IVA de los servicios electrónicos a otros países UE
Si eres infoproductor y vendes fuera de España la cosa se complica y la necesidad de recurrir a un maestro Zen crece porque en 2015 los burócratas de Bruselas, en su loable intento de poner coto a las prácticas fiscales de las grandes multinacionales de internet no pensaron en los pequeños y al aplicar la misma norma para todos le complicaron bastante la vida a los infoproductores que venden a clientes de distintos países de la UE.
Esta ley obliga a aplicar en cada factura el tipo de IVA del país del comprador, de modo que es necesario detectar el país de procedencia de nuestros clientes y aplicar el porcentaje del IVA vigente o en su país.
Esta es la principal peculiaridad de la carga administrativa que tienen los infoproductores respecto al resto de negocios.
Una complicación mayor que obliga a disponer de herramientas adecuadas como explico en el plan de acción.
#6 La protección de datos
Tu tranquilidad no podrá ser completa si no te proteges en este ámbito que te obliga a guardar unos protocolos y medidas de seguridad en el tratamiento de las bases de datos que vayas creando con tus usuarios y clientes.
Una carga administrativa más, no demasiado complicada pero que no puedes descuidar por las importantes multas que puede acarrear su incumplimiento.
Y más con las mayores exigencias que entran en vigor en mayo de 2018, cortesía también de Bruselas.
Plan de acción para gestionar sin estrés la contabilidad de tu empresa
Si lo que has leído hasta ahora te ha agobiado, no te preocupes, respira hondo y considérate de enhorabuena porque afortunadamente los autónomos y las pymes tienen actualmente muy buenas soluciones online para cumplir con sus obligaciones de una forma ágil y eficaz.
Para evitar ese estrés, sigue estos consejos.
#1 Alta online a través de un PAE
Hoy en día la manera más cómoda y rápida de darse de alta como autónomo es tramitar el alta online con el apoyo de un Punto de Atención al Emprendedor (Punto PAE), lo que permite darse de alta casi de un día para otro sin moverte de casa.
Los puntos PAEson organismos públicos de atención a emprendedores y asesorías online que cuentan con esta homologación del Ministerio de Industria que les permite tramitar altas online de autónomos y sociedades.
Y encima son gratuitos y te asesorarán sobre los impuestos que conlleve la actividad que quieras realizar.
#2 Elige una buena solución tecnológica
Si vendes sólo dentro de España hay numerosa soluciones de software de facturación en la nube que puedes servirte. Pero si vendes a toda la UE y debes aplicar el VAT Moss…
necesitas encontrar una herramienta que te permita, no solo gestionar los pagos y crear las facturas, sino también detectar el país del comprador para aplicar el tipo de IVA correcto.
Es fundamental que antes de que se realice la compra preguntes la dirección de ese consumidor. Algunas soluciones informáticas te permitirán rastrear su IP o el país de emisión de su tarjeta bancaria para tener más garantías.
Una buena solución tecnológica para estos casos es la integración de ThriveCart como carrito de la compra y Quaderno App como herramienta de facturación.
#3 Personaliza tu infoproducto
Para evitar la aplicación del VAT MOSS y simplificar la gestión administrativa, algunos infoproductores introducen un componente personalizado a través de webinars personalizados o tutorías que impiden que sus programas formativos puedan ser considerados cursos 100% digitales.
Si optas por esta vía no te quedes corto porque en caso de inspección la calificación del producto quedará a criterio de Hacienda.
#4 Busca ayuda
Cuanto antes asumas que no puedes ser un emprendedor digital “orquesta”, mucho mejor.
Al contrario que en el modelo freelance, en el que cada mes se emiten solo unas pocas facturas, con los infoproductos puede haber una gran cantidad de transacciones, lo que complica la contabilidad y el cálculo de los impuestos.
Cuánto mayor sea el número de transacciones mayor será el de incidencias y devoluciones que exigirán una atención manual.
Así que en cuanto puedas busca la ayuda de un asistente virtual que se ocupe de la facturación, las devoluciones y la atención al cliente y de una asesoría online que se ocupe de la contabilidad y los impuestos, incluso de la LOPD, para que todo esté siempre en orden.
#5 Deja claras las condiciones de devolución
No solo porque tus clientes te lo agradecerán, sino porque también te lo exigen la Ley de Sociedad de la Información y la Ley de Comercio.
A nivel administrativo, si explicas bien tus condiciones de compra en la política de privacidad y aviso legal, te ahorrarás muchas tareas desagradables.
Esa información será una defensa inmediata en el caso de que se produzca cualquier tipo de abuso por parte de los clientes.
#6 Replanteate tu forma jurídica cuando crezcas
En España, si obtienes 45.000 euros de rendimiento de actividad al año o más, suele ser conveniente optar por crear una sociedad limitada, en lugar de continuar como autónomo (salvo que se esté disfrutando todavía de la tarifa plana).
Lo más recomendable es contar con un trabajo de planificación fiscal por parte de un asesor que te permita identificar el momento adecuado para dar el salto.
Pero cuidado, contrariamente a lo que se suele creer, la SL solo es más rentable en el plano fiscal si reinviertes los beneficios en tu empresa. De lo contrario, el porcentaje de impuestos que se grava acaba siendo similar al del autónomo.
#7 Invierte en ti (y en tu empresa)
Si hay una perspectiva de crecimiento en tu negocio, si tu canal online funciona, no te lo pienses dos veces e invierte construyendo un equipo, mejorando la tecnología que usas, formándote y externalizando tareas que antes sólo recaían en ti.
Esto no solo te ayudará a crecer más rápido, sino que, como explicaba antes, te beneficiará fiscalmente si tienes una SL.
#8 Busca la mejor vía para formar un equipo
n el caso de que te decidas a invertir en personal, debes saber que la legislación española ofrece una considerable variedad de contratos de trabajo que se ajustan a las situaciones de todo tipo de empresa.
Muchos emprendedores cuando empiezan a contratar lo hacen a tiempo parcial o con un contrato eventual para hacer frente a picos de trabajo.
Los temas laborales son delicados y en este ámbito, sí o sí, debes contar con el apoyo de un asesor laboral que se ocupe de contratos, altas, nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social.
Otra vía es trabajar con un freelance, pero de forma estable, firmando un contrato de colaboración entre las dos partes para tener garantías de que no vas a quedarte tirado.
#9 No tengas miedo
Para concluir, recordarte que solo podrás alcanzar el Zen si te liberas de los miedos. Y para conseguirlo la receta es conocimiento, organización, buenas herramientas y ayuda de profesionales.
